home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pay3a / readme.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-12-15  |  8.0 KB  |  197 lines
  1.                            "PAYUP!!" V 3.0 (Rev. A)
  2.                        (C)1990 Q&D Software Development
  3.  
  4.  
  5.      This program has been distributed as shareware.  It is fully
  6. functional.  Redistribution of this program permitted and encouraged.
  7.  
  8.      There are 2 current registered versions of "PAY UP!!".  The first,
  9. Version 3.0, is identical to this shareware version with only the following
  10. exceptions:
  11.  
  12.      * When using the shareware program, you must enter your company name,
  13.        address and phone number each time you run the program.  With the
  14.        registered version you need only enter your company information once,
  15.        upon installation of the program to your hard disk.
  16.  
  17.      * Since this package has not been registered, you will be reminded of
  18.        your registration responsibilities from time to time should you
  19.        continue using this program.  Any and all messages of this sort will
  20.        not be included in the registered version.
  21.  
  22.      The registration fee for "PAY UP!!" V3.0 is $69.00.
  23.  
  24.  
  25.  
  26.      The second registered version is "PAY UP!!" Version 3.10.  In addition to
  27. all of the features included in Version 3.0 and in this shareware package,
  28. Version 3.10 also gives you the ability to create a Customer Database.  This
  29. means that whenever you create a new Work Order or Invoice, you need only
  30. enter the customer's name and all other pertinent information about that
  31. customer will automatically appear on the Work Order or Invoice.
  32.      The Customer Database also enables you to print a list of all of your
  33. customers to the screen or printer.
  34.      Some of the other new features included in "PAY UP!!" Version 3.10 are
  35. the ability to create reports based on specific customers, and the ability to
  36. perform backups and purges from within the program without ever having to
  37. leave the "PAY UP!!" environment!
  38.      "PAY UP!!" V3.10 also comes with an instructive, in depth user's manual.
  39.      The registration fee for "PAY UP!!" V3.10 is $109.50.
  40.  
  41. ------------------------------------------------------------------------------
  42.  
  43.                                 INSTALLATION
  44.  
  45.      To install this shareware program, simply create a separate directory on
  46. your hard disk called PAYUP and copy all of the files included with this
  47. package into that directory.
  48.  
  49.      The following files should be included in this package:
  50.  
  51. PAYUP.EXE
  52. GRAPHICS.LBR
  53. WO.DAT
  54. INV.DAT
  55. 40000.DAT
  56. OPEN.INV
  57. PAID.INV
  58. ASSIGNED.REP
  59. COMPLETE.REP
  60. OPEN.REP
  61. README.TXT
  62. WDEMO.TXT
  63. IDEMO.TXT
  64.  
  65. ----------------------------------------------------------------------------
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                                 OPERATION
  72.  
  73.  
  74.      Operation of this program is extremely simple, as it is entirely menu
  75. driven.  You will have 4 options from which to choose from the main menu.
  76. These are called "NEW", "VIEW", "CHANGE", and "REPORTS".  (You may also exit
  77. to DOS by choosing "EXIT").
  78.  
  79.     "NEW": Create a new Work Order or Invoice.
  80.  
  81.     "VIEW": View an existing Work Order or Invoice.  (Information can not
  82.             be changed using this option).
  83.  
  84.     "CHANGE": This option is used to alter any items in any existing Work
  85.               Order or Invoice.  You must also use this option when changing
  86.               the status of a Work Order or an Invoice.
  87.  
  88.     "REPORTS": This option enables you to create any of the following reports,
  89.                and print them on your printer or view them on the screen:
  90.  
  91.               1)  Open Work Orders
  92.  
  93.                       These are Work Orders that have yet to be assigned to
  94.                       a technician.
  95.  
  96.               2)  Assigned Work Orders
  97.  
  98.                       These are Work Orders that have been assigned to a
  99.                       technician, but have not yet been completed.
  100.  
  101.               3)  Completed Work Orders
  102.  
  103.                       These are Work Orders on which all work has been
  104.                       completed.
  105.  
  106.               4)  Open Invoices (Accounts Receivable)
  107.  
  108.                       This report gives you a complete list of each invoice
  109.                       that has not been paid in full.  Included on each line
  110.                       are the invoice number, date of order, date of
  111.                       completion of work, date of invoice, customer name, and
  112.                       balance due on that particular invoice.
  113.                            Your total Accounts Receivable is printed out at
  114.                       the end of the report.  This information is compiled
  115.                       from all of your entries in the "40000" screen and the
  116.                       "60000" screen, so please be sure all information
  117.                       entered is accurate.
  118.  
  119.               5)  Paid Invoices
  120.  
  121.                       This report gives you a complete listing of all invoices
  122.                       that you have closed out, along with all pertinent
  123.                       dates.
  124.  
  125.  
  126. -----------------------------------------------------------------------------
  127.  
  128.                             GENERAL INFORMATION
  129.  
  130.  
  131.            There are 3 different options to choose from; "10000", "40000",
  132.      and "60000".  These options correspond to 3 different types of
  133.      records (and 3 different forms respectively).
  134.  
  135.  
  136.      Options "10000" and "60000":
  137.  
  138.            Options "10000" and "60000" are ideally suited for service
  139.      organizations which bill for both materials and labor.  Option "10000"
  140.      creates a Work Order which can be signed by a customer upon completion
  141.      of a job, or treated as a sales slip.  Option "60000" creates
  142.      an invoice which can be used either on its own or in tandem
  143.      with Option "10000".  Once you designate a particular work order
  144.      as being completed, you will be asked whether you would like to
  145.      generate an invoice based on that Work Order.  If you answer "y"
  146.      (yes), an invoice will be started automatically using the name,
  147.      address, and all work descriptions as appears on the Work
  148.      Order.  You must complete the Invoice by adding pricing
  149.      information.  You need only fill in quantities, unit prices, hours,
  150.      labor rate and sales tax percentage.  All calculations will be done
  151.      by the "PAYUP!!" program.
  152.  
  153.  
  154.      Option "40000":
  155.  
  156.            Option "40000" is ideally suited for businesses which are less
  157.      labor intensive and more product intensive.  Examples of this type
  158.      would be supply houses and retail outlets or stores.  Because of the
  159.      nature of these types of businesses, it is not necessary to create a
  160.      Work Order (Option "10000").
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.            Unless otherwise indicated on a particular screen, you must press
  166.      the "F10" key on your keyboard to save entries made to that screen.
  167.  
  168. ------------------------------------------------------------------------------
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                    PRODUCT INFORMATION AND TECHNICAL SUPPORT
  176.  
  177.  
  178.            Product information and technical support are available from
  179.      Q&D Software Development, at (201)669-5978.  Your suggestions and/or
  180.      constructive criticisms are encouraged.
  181.  
  182.            To order the registered "PAYUP!!" Version 3.0 package, please send
  183. a check or money order in the amount of $69.00 to the address below.
  184.  
  185.            To order "PAY UP!!" Version 3.10, which includes the Customer
  186. Database and complete user's manual, please send a check or money order for
  187. $109.50 to:
  188.  
  189.            Q&D Software Development
  190.            269 Main Street
  191.            West Orange, NJ 07052
  192.  
  193.            Please allow 2 weeks for delivery.
  194.  
  195. ------------------------------------------------------------------------------
  196.  
  197.